Lösungen für den Mittelstand mit IBM i

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Lösungen für den Mittelstand mit IBM i

Dokumentenmanagement – Elektronische Akte – Elektronischer Workflow – Automatische Rechnungseingangsverarbeitung – Rechnungsversand per eMail im ZUGFeRD Format

Dokumentenmanagement als zentraler Baustein von ECM

ArchivPlus ist die Gräbert Komplettlösung für das gesamte Dokumentenmanagement. Diese erlaubt die einfache elektronische Abwicklung aller dokumentbezogener Vorgänge, vom Erfassen des Posteingangs, über die Weiterleitung und Bearbeitung der Dokumente bis zu deren Archivierung. Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit der automatisierten Extraktion von Buchungsdaten aus den gescannten Papier-Dokumenten wird ebenso unterstützt, wie die eMail-Archivierung im Kontext aller zugehörigen Dokumente. Alle bei Ihnen anfallenden Belege wie z.B.:

ArchivPlus ist die Gräbert Komplettlösung für das gesamte Dokumentenmanagement. Diese erlaubt die einfache elektronische Abwicklung aller dokumentbezogener Vorgänge, vom Erfassen des Posteingangs, über die Weiterleitung und Bearbeitung der Dokumente bis zu deren Archivierung. Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit der automatisierten Extraktion von Buchungsdaten aus den gescannten Papier-Dokumenten wird ebenso unterstützt, wie die eMail-Archivierung im Kontext aller zugehörigen Dokumente. Alle bei Ihnen anfallenden Belege wie z.B.:

  • Spoolbelege (CI aus den Systemen IBM i, System i oder iSeries / AS/400
  • ein- und ausgehende eMails und Faxe mit automatischer Zuordnung zum jeweiligen Kunden / Lieferanten etc.
  • gescannte Papierbelege (NCI)
  • Netzwerkdateien wie z.B.: Notes-, Word-, Excel- oder PDF-Dokumente bis hin zu CAD-Zeichnungen oder Audio- und Video-Objekten aus anderen Systemen im Netzwerk
können direkt auf der Magnetplatte oder auf externen Speichersystemen archiviert werden. ArchivPlus ist modular aufgebaut und kann in beliebiger Reihenfolge installiert und einfach in vorhandene Standard- oder Individualsoftware integriert werden.
können direkt auf der Magnetplatte oder auf externen Speichersystemen archiviert werden. ArchivPlus ist modular aufgebaut und kann in beliebiger Reihenfolge installiert und einfach in vorhandene Standard- oder Individualsoftware integriert werden.

Die elektronische Akte: Flexibler Aktenzugriff überall

Das Retrievalsystem von ArchivPlus stellt eine einheitliche Suchfunktion für alle Belegarten zur Verfügung. So können Sie gezielt und schnell auf alle Dokumente zugreifen, die aus Ihrer Sicht zu einem Vorgang gehören.
Es werden die unterschiedlichsten Zugriffs- und Benutzeroberflächen für den unternehmensweiten Abruf der elektronischen Akten zur Verfügung gestellt.
Alle gängigen Präsentationsformen wie:

Das Retrievalsystem von ArchivPlus stellt eine einheitliche Suchfunktion für alle Belegarten zur Verfügung. So können Sie gezielt und schnell auf alle Dokumente zugreifen, die aus Ihrer Sicht zu einem Vorgang gehören.
Es werden die unterschiedlichsten Zugriffs- und Benutzeroberflächen für den unternehmensweiten Abruf der elektronischen Akten zur Verfügung gestellt.
Alle gängigen Präsentationsformen wie:

  • Browser-Recherche
  • Windows-Recherche oder
  • 5250-Oberfläche

sind in ArchivPlus verfügbar und können ohne Programmierkenntnisse zentral administriert werden. Die Browser-Recherche bietet den wesentlichen Vorteil, dass keine zusätzlichen Software-Installationen auf dem Client-Arbeitsplatz erforderlich sind. Alle Oberflächen bieten zudem frei konfigurierbare Selektions- und Trefferlistenformate, die ohne Programmierkenntnisse leicht zu erstellen sind.
Über die durch das Modul Web-Recherche zur Verfügung gestellte Schnittstelle, kann der ArchivPlus Webserver unterschiedlich formatierte Daten zurückliefern: Entweder HTML-Code, der direkt im Browser darstellbar und somit für Anwender lesbar ist,  oder JSON- bzw. XML-Datensätze, die an  aufrufende Programme zurückgegeben werden und dort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stehen.

Workflow ein unschätzbarer Prozessbeschleuniger

Eine elektronische Bearbeitung von Dokumenten und Weiterleitung zu anderen Mitarbeitern ohne manuellen Aktentransport verkürzt die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten erheblich. Auf Rechnungen können beispielsweise elektronische Markierungen und Stempel aufgebracht werden. Eine Zuweisung von Kostenstellen und anschließende Zahlungsfreigabe ist ebenfalls vorgesehen. Jede Veränderung am Dokument wird als zusätzliche Version gespeichert, sodass ein Zurückverfolgen der einzelnen Bearbeitungsschritte jederzeit möglich ist. Ein zu bearbeitendes Dokument kann an beliebig viele Abteilungen nacheinander versendet werden. Bei jedem neuen  Dokumentenabruf erfolgt automatisch die Anzeige der aktuellsten Version. Ein direktes Freigabe-Stempeln von Belegen mit automatischer Weiterleitung an den Aufgabenkorb des nächsten Bearbeiters ermöglicht eine deutliche Beschleunigung der Geschäftsprozesse.
Die Erfassung von Kontierungsdaten mit anschließender Übergabe an ein FiBu-System zur automatischen Verbuchung ist ebenfalls ein effizienzsteigerndes Verfahren.

Automatische Bearbeitung von Eingangsrechnungen

Mit der automatisierten Bearbeitung von Eingangsrechnungen in ArchivPlus können über verschiedene Verfahren wie OCR-, Vorlagen- und Freiformerkennung Rechnungsdaten aus beliebigen Quellen ausgelesen und gegen Bestelldaten auf Plausibilität geprüft werden. So beispielsweise aus gescannten Papierbelegen, aus empfangenen Telefaxen oder aus PDF-Dateien, die als elektronische Rechnungen per eMail-Anhang übermittelt wurden. Die Überwachung eines eMail-Kontos (POP3) auf eingehende Mails mit anschließender automatischer Extraktion von PDF-Rechnungen zur Weiterverarbeitung ist möglich. Beim Empfang von Rechnungen im ZUGFeRD-Format kann dieser Prozess weiter vereinfacht und automatisiert werden, da die Schritte Scannen und OCR-Erkennung entfallen. Ferner gestalten sich dann nachfolgende Prozessschritte wie Klassifizierung und Datenextraktion sehr viel einfacher.

Rechnungsversand per eMail vom IBM System i im ZUGFeRD Standard oder als XRechnung

In Geschäftsbeziehungen haben sich inzwischen im Wesentlichen zwei für die elektronische Bearbeitung bestens geeignete Rechnungsformate durchgesetzt. Im B2B-Bereich ist dies das ZUGFeRD Format, bei dem der maschinenlesbare Teil der Rechnung zusätzlich als Anhang in einem auch für Benutzer lesbaren PDF-Dokument enthalten ist. In beiden Darstellungsformen müssen die der Rechnung zugrundeliegenden Daten natürlich identisch sein. Die Bearbeitung beim Rechnungsempfänger kann dann wahlweise manuell nach Visualisierung durch einen Sachbearbeiter oder weitestgehend automatisch mittels geeigneter Auswertungssoftware erfolgen. Für die Rechnungseinreichung bei öffentlichen Auftraggebern ist inzwischen häufig das Format XRechnung zwingend vorgeschrieben. Dabei handelt es sich um eine ausschließlich maschinenlesbare XML-Datei, die dem Rechnungsempfänger elektronisch übermittelt werden muss. Bundesbehörden akzeptieren seit November 2020 nur noch Rechnungen im Format XRechnung. Andere öffentliche Verwaltungen sind durch eine EU-Richtlinie verpflichtet, die technischen und organisatorischen Voraussetzungen zum Empfang von elektronischen Rechnungen zu schaffen.

In Geschäftsbeziehungen haben sich inzwischen im Wesentlichen zwei für die elektronische Bearbeitung bestens geeignete Rechnungsformate durchgesetzt. Im B2B-Bereich ist dies das ZUGFeRD Format, bei dem der maschinenlesbare Teil der Rechnung zusätzlich als Anhang in einem auch für Benutzer lesbaren PDF-Dokument enthalten ist. In beiden Darstellungsformen müssen die der Rechnung zugrundeliegenden Daten natürlich identisch sein. Die Bearbeitung beim Rechnungsempfänger kann dann wahlweise manuell nach Visualisierung durch einen Sachbearbeiter oder weitestgehend automatisch mittels geeigneter Auswertungssoftware erfolgen. Für die Rechnungseinreichung bei öffentlichen Auftraggebern ist inzwischen häufig das Format XRechnung zwingend vorgeschrieben. Dabei handelt es sich um eine ausschließlich maschinenlesbare XML-Datei, die dem Rechnungsempfänger elektronisch übermittelt werden muss. Bundesbehörden akzeptieren seit November 2020 nur noch Rechnungen im Format XRechnung. Andere öffentliche Verwaltungen sind durch eine EU-Richtlinie verpflichtet, die technischen und organisatorischen Voraussetzungen zum Empfang von elektronischen Rechnungen zu schaffen.

Für System i Anwender gibt es das eComPlus Modul ZUGFeRD 2.x, das die Möglichkeit bietet, Rechnungen im ZUGFeRD Format oder als XRechnung aus beliebigen Spooldateien automatisch zu generieren und anschließend mit dem Gräbert Unified Messaging System eComPlus elektronisch per eMail zu versenden. So können Ausgangsrechnungen beispielsweise direkt aus der Fakturierung des ERP-Systems im für den jeweiligen Empfänger geeigneten Format an eMails angehängt und automatisiert an die Rechnungsempfänger übermittelt werden. Hierbei ist für den Rechnungsversender zu beachten, dass der elektronische Versand von Rechnungen gemäß GoBD, die elektronische Archivierung der übermittelten Dokumente erforderlich macht.

Archivierung von eMail und Fax in elektronischen Akten

Geschäftsrelevante eMails und Faxe unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Wie alle anderen Belege und Dokumente müssen diese kunden- / lieferantenbezogen in elektronischen Akten im Kontext mit allen anderen zugehörigen Dokumenten des Unternehmens archiviert werden. Mit dem Dokumenten-Management-System Gräbert ArchivPlus ist die nahtlose Integration einfach zu realisieren. Durch die Kombination mit dem Unified Messaging System eComPlus wird das Versenden von Belegen aus dem Archiv heraus ob per eMail oder Fax dann besonders einfach.

Geschäftsrelevante eMails und Faxe unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Wie alle anderen Belege und Dokumente müssen diese kunden- / lieferantenbezogen in elektronischen Akten im Kontext mit allen anderen zugehörigen Dokumenten des Unternehmens archiviert werden. Mit dem Dokumenten-Management-System Gräbert ArchivPlus ist die nahtlose Integration einfach zu realisieren. Durch die Kombination mit dem Unified Messaging System eComPlus wird das Versenden von Belegen aus dem Archiv heraus ob per eMail oder Fax dann besonders einfach.