Modernes Dokumentenmanagement für IBM i mit ArchivPlus
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Modernes Dokumentenmanagement für IBM i mit ArchivPlus
Scannen – Workflow – Archivierung – Rechnungseingangsverarbeitung
DMS für den Mittelstand
Investitionen in Dokumenten-Management-Systeme (DMS) stehen weiterhin ganz oben auf der Agenda. Die Erfüllung von Aufbewahrungspflichten seitens des Gesetzgebers ist dabei nur ein wichtiger Aspekt. Vor allem geht es um die Optimierung der Geschäftsprozesse im Sinne eines weitestgehend papierlosen Belegmanagements und um die kontextbezogene Archivierung von eMails, Faxen, Rechnungen, Bestellungen und sonstigen Office-Dokumenten. Unternehmen arbeiten erheblich effizienter, wenn die Belege und Dokumente papierlos verwaltet, bearbeitet und im Kontext der zugehörigen geschäftsrelevanten Vorgänge zentral archiviert werden. Die Gräbert Lösungen ArchivPlus und eComPlus für IBM System i sind dafür bestens geeignet. Die Systeme lassen sich schnell einführen und ganz nach dem individuellen Bedarf mit Funktionen aus den Bereichen Scannen, Workflow, Archivieren, Messaging etc. modular zusammenstellen.
Investitionen in Dokumenten-Management-Systeme (DMS) stehen weiterhin ganz oben auf der Agenda. Die Erfüllung von Aufbewahrungspflichten seitens des Gesetzgebers ist dabei nur ein wichtiger Aspekt. Vor allem geht es um die Optimierung der Geschäftsprozesse im Sinne eines weitestgehend papierlosen Belegmanagements und um die kontextbezogene Archivierung von eMails, Faxen, Rechnungen, Bestellungen und sonstigen Office-Dokumenten. Unternehmen arbeiten erheblich effizienter, wenn die Belege und Dokumente papierlos verwaltet, bearbeitet und im Kontext der zugehörigen geschäftsrelevanten Vorgänge zentral archiviert werden. Die Gräbert Lösungen ArchivPlus und eComPlus für IBM System i sind dafür bestens geeignet. Die Systeme lassen sich schnell einführen und ganz nach dem individuellen Bedarf mit Funktionen aus den Bereichen Scannen, Workflow, Archivieren, Messaging etc. modular zusammenstellen.
Scannen, Workflow und automatisierte Datenextraktion setzen sich durch
ArchivPlus bietet umfangreiche Funktionen zur elektronischen Verwaltung und inhaltlichen Erschließung. Auf Papier vorliegende Belege können über Scanner digitalisiert und für die elektronische Vorgangsbearbeitung nutzbar gemacht werden. Für die anschließende papierlose Bearbeitung und Weiterleitung steht das Workflow-Modul zur Verfügung. So können Eingangsrechnungen nach dem frühen Scannen im Posteingang zur Prüfung an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Auf der Rechnung können elektronisch Markierungen angebracht, Kostenstellen zugewiesen, Stempel aufgebracht und Zahlungen genehmigt werden. Durch direktes Freigabe-Stempeln von Belegen mit automatischer Weiterleitung an den Aufgabenkorb des nächsten Bearbeiters kann eine deutliche Beschleunigung der Geschäftsprozesse erzielt werden. Zusätzlich kann die Erfassung von Kontierungsdaten zur Übergabe an das FiBu-System und zur automatischen Verbuchung realisiert werden. Mit der automatisierten Bearbeitung von Eingangsrechnungen können über verschiedene Verfahren z.B. nach OCR- und Freiform-Erkennung Daten aus gescannten Papierbelegen ausgelesen, gegen Bestelldaten auf dem System i auf Plausibilität geprüft und nachfolgenden Anwendungen bereitgestellt werden.
ArchivPlus bietet umfangreiche Funktionen zur elektronischen Verwaltung und inhaltlichen Erschließung. Auf Papier vorliegende Belege können über Scanner digitalisiert und für die elektronische Vorgangsbearbeitung nutzbar gemacht werden. Für die anschließende papierlose Bearbeitung und Weiterleitung steht das Workflow-Modul zur Verfügung. So können Eingangsrechnungen nach dem frühen Scannen im Posteingang zur Prüfung an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Auf der Rechnung können elektronisch Markierungen angebracht, Kostenstellen zugewiesen, Stempel aufgebracht und Zahlungen genehmigt werden. Durch direktes Freigabe-Stempeln von Belegen mit automatischer Weiterleitung an den Aufgabenkorb des nächsten Bearbeiters kann eine deutliche Beschleunigung der Geschäftsprozesse erzielt werden. Zusätzlich kann die Erfassung von Kontierungsdaten zur Übergabe an das FiBu-System und zur automatischen Verbuchung realisiert werden. Mit der automatisierten Bearbeitung von Eingangsrechnungen können über verschiedene Verfahren z.B. nach OCR- und Freiform-Erkennung Daten aus gescannten Papierbelegen ausgelesen, gegen Bestelldaten auf dem System i auf Plausibilität geprüft und nachfolgenden Anwendungen bereitgestellt werden.
Aktenzugriff überall:
Zu den bewährten Leistungsmerkmalen von ArchivPlus gehört die Fähigkeit, ein Archiv für alle Dokumentarten bereitzustellen und sich dabei einfach in die bestehende Anwendungsumgebung integrieren zu lassen.
Es stehen sowohl eine fortgeschrittene Volltextsuche, als auch eine effektive Suche über vordefinierte Indexbegriffe zur Verfügung.
Ein weiteres Merkmal hierbei ist, dass die Recherche browserbasiert, windowsbasiert, mit einer nativen 5250 Oberfläche, oder sogar über mobile Clients erfolgen kann.
Die Dokumentenrecherche basiert plattformübergreifend auf frei konfigurierbaren Selektions- und Trefferlistenformaten, deren Erstellung ohne Programmierkenntnisse leicht möglich ist.
Hardware-Optionen für die Langzeitarchivierung
ArchivPlus ermöglicht auch die Speicherung auf festplattenbasierten Compliance Storage Systemen. Lösungen auf Basis Silent Brick, Silent Cube, TriCSS, GrauData oder NetApp, die über NFS oder CIFS in das LAN des IBM System i eingebunden sind, werden unterstützt. Für alle Systeme wird das Modul Externe Speicherung benötigt. Das ArchivPlus Basismodul ermöglicht die Speicherung in IFS-Verzeichnissen, die auf lokalen Magnetplatten des System i liegen.
Schneller ROI: Kostensenkung bei steigender Leistung
Unternehmen müssen ihre Geschäftsprozesse stets optimieren, um ihre Kosten zu senken. Aber Kostensenkung allein ist keine zukunftsweisende Strategie: Die Einführung von DMS, Workflow und Archivierung auf elektronischem Wege ermöglicht zugleich die Freisetzung neuer Potentiale, die sogar zu einer Leistungssteigerung führen können. Und gut strukturierte DMS-Projekte amortisieren sich bereits innerhalb von 1 bis 3 Jahren, auch bei kleineren Belegmengen.
Integration in Fakturierung, Vertrieb, FiBu und Lohn/Gehalt
Die automatische Archivierung von Belegen wie Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Lieferscheinen etc., die von System i Anwendungen erzeugt wurden, lässt sich in der Regel innerhalb nur eines Tages einführen. Durch den FiBu-Connector von ArchivPlus kann die Einbindung in die Finanzbuchhaltung DKS auf dem System i erfolgen. Dieser ermöglicht dann neben einer direkten Beleganzeige auch das Scannen von Eingangsrechnungen. Zur Archivierung vordefinierter Spools aus der L&G Anwendung LOGA/400 benötigen Sie den Connector LOGA/400archiv. Auf die archivierten Dokumente kann über die Stammdatenverwaltung (z.B. Personalstamm) oder auch über das Menü von ArchivPlus zugegriffen werden.
Archivierung von eMail und Fax sowie Versand archivierter Dokumente
Geschäftsrelevante eMails und Faxe unterliegen ebenfalls der Aufbewahrungspflicht. Wie alle anderen Belege und Dokumente müssen diese kunden- / lieferantenbezogen in elektronischen Akten im Kontext mit allen anderen zugehörigen Dokumenten des Unternehmens archiviert werden. Selbstverständlich sind der Archivierung geeignete Verfahren zur Spam-Filterung (u.a. Black- und White List) und automatischen Datenbank-Zuordnung vorzuschalten. Der Versand von eMails und Faxen direkt aus Anwendungen auf dem System i (z.B. Bestellungen, Auftragsbestätigungen etc.) kann problemlos mit der Unified Messaging Lösung Gräbert eComPlus realisiert werden. Auch bereits archivierte Dokumente lassen sich dann darüber papierlos per eMail oder Fax übermitteln.
Rechnungseingangsverarbeitung, Workflow, Dokumentenmanagement und Archivierung
Lesen Sie mehr über unsere Lösung mit ArchivPlus
und eComPlus beim Bio Pionier Naturata.
Archivierung sämtlicher im Tagesgeschäft relevanten Belege und Dokumente wie z.B. Aus- und Eingangsrechnungen, Auftragsbestätigungen,
Bestellungen, Lieferscheine, Wareneingangsprotokolle und E-Mails. Einbindung des firmenspezifischen WWS-Systems.
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ArchivPlus ermöglicht auch die Speicherung auf festplattenbasierten Compliance Storage Systemen. Lösungen auf Basis Silent Brick, Silent Cube, TriCSS, GrauData oder NetApp, die über NFS oder CIFS in das LAN des IBM System i eingebunden sind, werden unterstützt.
