Unified Messaging für IBM System i

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Unified Messaging für IBM System i

eMail – Fax – SMS – eBilling – elektronische Rechnungen
Unified Messaging für
den Mittelstand

Die Gräbert Lösung eComPlus ist ein schnell einzuführendes Unified Messaging System. Es kann aus den Modulen eMail, Fax und SMS dem individuellen Bedarf entsprechend, zusammengestellt werden. eComPlus ermöglicht den direkten Versand von auf dem IBM System i erzeugten Auftragsbestätigungen und Bestellungen sowie von PC-Dokumenten. Ferner ist eComPlus auch die Basis für eBilling, dem gesetzeskonformen Versand von Rechnungen per eMail oder Fax mit qualifizierter elektronischer Signatur. Wird das Unified Messaging System mit dem Gräbert Dokumentenmanagement ArchivPlus kombiniert, kann auch die kontextbezogene Archivierung von geschäftsrelevanten versandten und empfangenen eMails und Faxen erfolgen.

Lesen Sie mehr über eComPlus,
unser Unified Messaging Sytem für IBM System i

Erfahren Sie, wie Sie eMail, Fax, SMS und eBilling mit ZUGFeRD auch mit IBM System i Lösungen abwickeln können.

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eBilling: Elektronischer Rechnungsversand
wird einfacher
Der Rechnungsversand per Post ist nicht mehr zeitgemäß und birgt ein enormes Einsparpotenzial in sich, denn der elektronische Rechnungsversand rechnet sich bereits ab wenigen Belegen. Seit der gravierenden Verbesserung der gesetzlichen Rahmenbedingungen durch das Steuervereinfachungsgesetz vom Juli 2011 ist die Akzeptanz von elektronischen Rechnungen stetig gestiegen. So ist seit der Einführung der elektronischen Ausgangsrechnungen in unserem Hause im April 2012 der Anteil von Kunden, die der Umstellung auf elektronische Rechnungen zugestimmt haben, von 20% im April 2012 auf derzeit über 53% gewachsen. Anders als bei EDI ist kein besonderes technisches Übermittlungsverfahren und keine vorherige vertragliche Vereinbarung zwischen Absender und Empfänger der Rechnung notwendig.
Einsparungen und ROI beim Rechnungsversender Der ROI (Return on Investment) beim Rechnungsversender ist überzeugend. Selbst bei einem Belegvolumen von nur 20 Rechnungen pro Tag können jährliche Einsparungen von ca. 16.000 € erzielt werden, wodurch in diesem Fall der ROI nach nur 15 Monaten erreicht wird. Hierbei bereits berücksichtigt ist die Einführung der erforderlichen elektronischen Archivierung. Wenn beim Rechnungsversender bereits eine elektronische Archivierung vorhanden ist, reduziert sich der ROI beim Rechnungsversender sogar auf nur ca. 4 Monate.

Rechnungsversand per eMail vom IBM System i im ZUGFeRD Standard oder als XRechnung

In Geschäftsbeziehungen haben sich inzwischen im Wesentlichen zwei für die elektronische Bearbeitung bestens geeignete Rechnungsformate durchgesetzt. Im B2B-Bereich ist dies das ZUGFeRD Format, bei dem der maschinenlesbare Teil der Rechnung zusätzlich als Anhang in einem auch für Benutzer lesbaren PDF-Dokument enthalten ist. In beiden Darstellungsformen müssen die der Rechnung zugrundeliegenden Daten natürlich identisch sein. Die Bearbeitung beim Rechnungsempfänger kann dann wahlweise manuell nach Visualisierung durch einen Sachbearbeiter oder weitestgehend automatisch mittels geeigneter Auswertungssoftware erfolgen. Für die Rechnungseinreichung bei öffentlichen Auftraggebern ist inzwischen häufig das Format XRechnung zwingend vorgeschrieben. Dabei handelt es sich um eine ausschließlich maschinenlesbare XML-Datei, die dem Rechnungsempfänger elektronisch übermittelt werden muss. Bundesbehörden akzeptieren seit November 2020 nur noch Rechnungen im Format XRechnung. Andere öffentliche Verwaltungen sind durch eine EU-Richtlinie verpflichtet, die technischen und organisatorischen Voraussetzungen zum Empfang von elektronischen Rechnungen zu schaffen.

In Geschäftsbeziehungen haben sich inzwischen im Wesentlichen zwei für die elektronische Bearbeitung bestens geeignete Rechnungsformate durchgesetzt. Im B2B-Bereich ist dies das ZUGFeRD Format, bei dem der maschinenlesbare Teil der Rechnung zusätzlich als Anhang in einem auch für Benutzer lesbaren PDF-Dokument enthalten ist. In beiden Darstellungsformen müssen die der Rechnung zugrundeliegenden Daten natürlich identisch sein. Die Bearbeitung beim Rechnungsempfänger kann dann wahlweise manuell nach Visualisierung durch einen Sachbearbeiter oder weitestgehend automatisch mittels geeigneter Auswertungssoftware erfolgen. Für die Rechnungseinreichung bei öffentlichen Auftraggebern ist inzwischen häufig das Format XRechnung zwingend vorgeschrieben. Dabei handelt es sich um eine ausschließlich maschinenlesbare XML-Datei, die dem Rechnungsempfänger elektronisch übermittelt werden muss. Bundesbehörden akzeptieren seit November 2020 nur noch Rechnungen im Format XRechnung. Andere öffentliche Verwaltungen sind durch eine EU-Richtlinie verpflichtet, die technischen und organisatorischen Voraussetzungen zum Empfang von elektronischen Rechnungen zu schaffen.

Für System i Anwender gibt es das eComPlus Modul ZUGFeRD 2.x, das die Möglichkeit bietet, Rechnungen im ZUGFeRD Format oder als XRechnung aus beliebigen Spooldateien automatisch zu generieren und anschließend mit dem Gräbert Unified Messaging System eComPlus elektronisch per eMail zu versenden. So können Ausgangsrechnungen beispielsweise direkt aus der Fakturierung des ERP-Systems im für den jeweiligen Empfänger geeigneten Format an eMails angehängt und automatisiert an die Rechnungsempfänger übermittelt werden. Hierbei ist für den Rechnungsversender zu beachten, dass der elektronische Versand von Rechnungen gemäß GoBD, die elektronische Archivierung der übermittelten Dokumente erforderlich macht.

Fax, SMS und eMail mit gleicher
Benutzeroberfläche
Durch die Integration von eComPlus in das System i können deren Anwendern die Dienste für den Versand und Empfang von Faxen und eMails, sowie für den SMS-Versand, direkt am Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden. Über eine einheitliche Benutzeroberfläche kann der Benutzer im Mischbetrieb den Dienst auswählen, über den er die jeweilige Nachricht verschicken will, also per eMail, Fax oder auch SMS. Spezifische Gegebenheiten dieser unterschiedlichen Kommunikationsdienste werden dabei automatisch berücksichtigt. Dazu zählen z.B. das Verwenden von Kopf- und Fußlogos oder das Hinterlegen von Formularen für den Fax- und eMail-Versand, das Anfügen von Dateien beim eMail-Versand oder das Beschränken auf kurze Nachrichten beim SMS-Versand.
Moderne Hardware eComPlus gateway
für Fax und SMS
Mit der eComPlus gateway Hardware kann über eine beliebige Anzahl von Fax-Leitungen gesendet und empfangen werden. Ganz nach dem individuellen Bedarf kann der Ausbau der Leitungskapazitäten erfolgen. Das eComPlus gateway Anschlussgerät wird an ISDN Basis-Mehrgeräteanschlüsse (wahlweise direkt über NTBA oder am herausgeführten S0-Bus einer TK-Anlage) und über eine IP-Adresse im System i LAN via Ethernet angeschlossen. Das Modell ePUCG2 (eComPlus Unified Communication Gateway) ist für die Verwendung von bis zu 2 ISDN Basis-Mehrgeräteanschlüssen ausgelegt. Da auf jedem Basis-Mehrgeräteanschluss 2 Kanäle vorhanden sind, bedeutet dies, dass 1 bis 4 Fax-Leitungen in einem Gerät zur Verfügung stehen. Über den zu erwerbenden eComPlus Lizenzcode wird dann die Anzahl der gleichzeitig nutzbaren Fax-Leitungen geregelt. Zusätzliche Fax-Leitungen können entweder temporär zum Auffangen saisonaler Belastungsspitzen oder dauerhaft freigeschaltet werden. Falls keine physischen ISDN Anschlüsse mehr zur Verfügung stehen, ermöglicht das Modell ePUCG4 zusätzlich auch den Versand und Empfang per VoIP (Voice over IP). Die dafür notwendigen SIP Accounts können in einer VoIP-fähigen TK-Anlage, im Internet-Router oder auch bei einem externen VoIP Anbieter im Internet konfiguriert sein.